Fonctionnement

Information importante

Le CCRSJB décline toute responsabilité relativement aux objets perdus, volés ou endommagés ainsi qu'aux incidents pouvant survenir durant l'occupation des lieux.

1. Responsabilités du locataire

Le locataire s'engage à :

• Respecter les heures prévues au contrat. Toute prolongation ou tout dépassement de l'heure de fin prévue sans autorisation au préalable sera facturé au double du tarif horaire applicable à la location, avec un minimum de 50 $ par heure. 
• Inclure dans la période de location l'arrivée, le départ et les déplacements des participants.
• Respecter la capacité maximale de la salle.
• Superviser les participants et assumer l'entière responsabilité de leur conduite.
• Être présent à l'heure prévue.
• Obtenir l'autorisation du CCRSJB avant toute installation de décoration.
• Assumer les coûts liés aux dommages, bris ou pertes causés aux locaux, équipements ou matériels.
• Laisser les tables et chaises en place à la fin de l'événement; les tables doivent être vidées et prêtes à être démontées.

Alarmes et interventions

Le locataire est responsable des frais découlant de :

• Fausse alarme incendie : minimum 200 $ + taxes;
• Fausse alarme de sécurité ou de vol : 100 $;
• Déplacement d'un employé causé par une négligence : 100 $.

Urgence

En cas d'urgence seulement (incendie, fuite d'eau, odeur de gaz ou bris majeur), communiquer avec la personne ressource désignée par le CCRSJB. Les coordonnées seront transmises avant la prise de possession de la salle. Des frais de 100 $ peuvent être facturés pour toute intervention ou tout déplacement jugé non nécessaire.

2. Interdictions

Il est interdit de :

• Utiliser des confettis, paillettes ou ballons contenant des paillettes;
• Utiliser un adhésif autre que du ruban à peinture;
• Utiliser des appareils au propane ou des friteuses;
• Fumer ou vapoter dans le bâtiment;
• Sous-louer la salle;
• Utiliser des chandelles, feux de Bengale ou machines à fumée;
• Être accompagné d'un animal, sauf chien d'assistance.

3. Paiement et dépôt de garantie

• Un acompte non remboursable correspondant au plus élevé de 150 $ ou 15 % du coût de location avant taxes est exigé à la signature.
• Le solde complet doit être acquitté au moins 14 jours avant l'événement.
• Des frais administratifs de 45 $ s'appliquent pour tout chèque sans provision.
• Un dépôt de garantie de 300 $ pour les groupes de 99 personnes et moins et de 500 $ pour les groupes de 100 personnes et plus est exigé au plus tard deux semaines avant la date de location. Ce dépôt pourrait être retenu en tout ou en partie en cas de dommages, de ménage excessif ou de non-respect des présentes conditions.

4. Annulation d’une location

• Toute demande d'annulation doit être transmise au CCRSJB par écrit dès que possible.
• L'acompte versé lors de la signature du contrat est non remboursable.
• En cas d'annulation effectuée moins de 14 jours avant la date de location ou d'absence du locataire le jour prévu, aucun remboursement ne sera effectué.
• Le CCRSJB se réserve le droit d'annuler une location en raison d'un cas de force majeure, d'une situation hors de son contrôle ou pour toute raison liée à la sécurité des occupants. Dans un tel cas, les sommes perçues seront remboursées sans autre compensation. Le CCRSJB peut également, à sa seule discrétion, accorder un remboursement total ou partiel dans certaines circonstances exceptionnelles. 
• Le CCRSJB se réserve également le droit d'annuler ou de refuser une location lorsque les informations fournies lors de la réservation s'avèrent inexactes ou incomplètes, ou lorsqu'un non-respect antérieur des présentes conditions est constaté.

5. Alcool

Lorsque requis par la réglementation de la RACJ, le locataire doit obtenir et afficher un permis de réunion valide. Il lui appartient de vérifier ses obligations auprès de la RACJ.

6. Exclusivité des traiteurs

Les services de traiteur doivent être fournis par Buffet Frédéric ou Les Festins Gitans. Une preuve de service peut être demandée. Le non-respect de cette clause entraîne une pénalité minimale de 100 $ ou de 1 $ par participant.

7. Procédure en cas d'incendie

En cas d'incendie :

1. Déclencher l'alarme au besoin et composer le 911.
2. Faire évacuer les lieux de façon sécuritaire.
3. S'assurer que tous les occupants ont quitté les locaux.
4. Fermer les portes et fenêtres, si possible.
5. Maintenir les participants à distance du bâtiment.
6. Attendre l'autorisation des services d'urgence ou du personnel avant de réintégrer les lieux.

8. Non-respect des conditions

Le non-respect des présentes conditions peut entraîner l'annulation de la location, l'expulsion des lieux, la retenue du dépôt de garantie et l'absence de remboursement.

Toute demande de modification au contrat doit être transmise avant le paiement du solde final. Aucune modification ne pourra être effectuée dans les 14 jours précédant la location.